檔案數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件資料和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成的具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫。與紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料相比，數(shù)字化檔案資料具有節(jié)省檔案存儲空間、緩解檔案原件頻繁使用磨損、提高信息檢索速度、加強檔案信息資源的開發(fā)和利用等方面的優(yōu)勢。近年來，檔案數(shù)字化工作在黨政機關(guān)推進較快，在發(fā)揮積極作用的同時，也暴露出管理上的安全風險隱患。保密行政管理部門在案件查處工作中發(fā)現(xiàn)，部分機關(guān)單位在檔案數(shù)字化工作中違反保密法律法規(guī)規(guī)定操作，導致失泄密案件時有發(fā)生。

  檔案數(shù)字化工作中常見的失泄密環(huán)節(jié)

  檔案數(shù)字化工作按流程可以分為生成、流轉(zhuǎn)、存儲、利用4個環(huán)節(jié)，其中存在很多共性的失泄密隱患。

  1.生成環(huán)節(jié)：違規(guī)外包掃描

  案例1：2014年10月，有關(guān)部門檢查發(fā)現(xiàn)，某部檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器上存有大量涉密文件掃描件，檔案室1臺連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機存有該部涉密檔案掃描文件。經(jīng)查，2014年4月，承擔該部檔案數(shù)字化工作的甲公司工作人員何某，因擔心以前由乙公司（在甲公司之前接受委托負責該部檔案數(shù)字化工作）掃描整理的有關(guān)文件掃描件在新程序下讀取遇到問題導致數(shù)據(jù)損壞，便私自將全部原始數(shù)據(jù)備份保存在了檔案服務(wù)器的D盤上，準備運行正常后刪除。2014年4月檔案管理軟件系統(tǒng)升級后，系統(tǒng)中的圖片文件命名需重新進行統(tǒng)一后才能正常使用，何某在幫助修改涉密掃描件文件名時，違規(guī)在連接互聯(lián)網(wǎng)計算機上操作，且修改完成后忘記及時刪除，導致泄密。案件發(fā)生后，有關(guān)單位對何某予以辭退，甲公司項目負責人王某調(diào)離數(shù)字化項目組，職務(wù)降為副職，扣發(fā)3個月獎金；對該部保密辦主任某通報批評，并取消當年評優(yōu)資格。

  評析：檔案數(shù)字化工作大都是對紙質(zhì)檔案進行掃描加工，這項工作通常由檔案管理部門外包給有關(guān)公司進行。這其中，外包公司是否具備處理涉密檔案資料的相關(guān)資質(zhì)、檔案管理部門是否對數(shù)字化工作進程進行了全程監(jiān)督管理、是否完整記錄數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)以備倒查，對于保密管理至關(guān)重要。上述案例中，正是檔案管理部門未對外包公司進行保密審查和監(jiān)管，對數(shù)字化工作不聞不問，為最終的泄密埋下了隱患。

  2.流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)：檔案數(shù)字化資料流轉(zhuǎn)不登記

  案例2：2016年8月，有關(guān)部門在工作中發(fā)現(xiàn)，1份標注“機密”的文件資料在某微信群中傳播。經(jīng)查，發(fā)布者系某省檔案局服務(wù)人員孫某，該局在當年的檔案數(shù)字化工作中，在對原始紙質(zhì)檔案資料進行拆封掃描的過程中，因現(xiàn)場工作人員的疏忽，未對檔案的復原逐項檢查，導致涉案文件落在數(shù)字化現(xiàn)場。孫某清理衛(wèi)生時發(fā)現(xiàn)涉案文件內(nèi)容與其兒子工作有關(guān)，遂將其拍成圖片格式，發(fā)在家庭微信群中，造成泄密。案件發(fā)生后，有關(guān)部門對孫某作出辭退處理，給予該檔案局數(shù)字化工作負責人高某黨內(nèi)嚴重警告處分。

  評析：檔案數(shù)字化工作具有數(shù)量大的特點，往往需要多人同時進行，要求對原始檔案的拆封和復原嚴格登記造冊，做好記錄，交接過程也要認真進行清點，并出具相關(guān)手續(xù)。上述案例中，作為數(shù)字化工作負責人的高某，未制定和實施嚴密的數(shù)字化工作安全制度，原始檔案的出庫入庫也未進行仔細檢查，直至涉案文件被上傳至微信群才恍然大悟。

  3.存儲環(huán)節(jié)：存儲載體丟失

  案例3：2015年12月，某市檔案局工作人員在工作中發(fā)現(xiàn)，在對相關(guān)檔案資料進行現(xiàn)場數(shù)字化工作結(jié)束后，存儲檔案數(shù)據(jù)的1個移動硬盤下落不明，隨即向上級檔案局和該市國家保密局報告。經(jīng)該省國家保密局對硬盤內(nèi)的備份數(shù)據(jù)進行密級鑒定，硬盤存儲的檔案資料中包括1份機密級、1份秘密級國家秘密。案件發(fā)生后，有關(guān)部門對該檔案局數(shù)字化加工場所現(xiàn)場負責人胡某、李某作出辭退處理，并在單位內(nèi)部開展保密整改。

  評析：上述案例暴露出有關(guān)檔案部門保密工作缺乏全程性、跟蹤性的問題，胡某和李某作為數(shù)字化加工現(xiàn)場負責人，一方面未能妥善保管涉密移動硬盤，另一方面未對檔案數(shù)字化工作場所的保密管理采取相應(yīng)措施，導致存儲硬盤丟失后無跡可尋。提前安裝監(jiān)控錄像設(shè)施、加強對進出檔案數(shù)字化場所人員的檢查，能夠避免此類案件的發(fā)生。

  4.利用環(huán)節(jié)：違規(guī)復制擴散

  案例4：2002年12月，有關(guān)部門監(jiān)控發(fā)現(xiàn)，兩份秘密級檔案資料通過互聯(lián)網(wǎng)電子郵件被傳遞。經(jīng)查，發(fā)件人系某州檔案局職工李某，其好友印某和刀某以要寫論文為由，向李某索要有關(guān)方面的檔案資料。李某利用職務(wù)之便，在檔案局系統(tǒng)中找到7份相關(guān)檔案資料（其中包括2份秘密級國家秘密），并擅自導出至非涉密電腦，通過互聯(lián)網(wǎng)電子郵箱傳遞給印某，隨后印某轉(zhuǎn)發(fā)給刀某，造成泄密。案件發(fā)生后，有關(guān)部門給予李某留黨察看一年、行政記大過處分。

  評析：上述案例一方面暴露出有的檔案部門工作人員保密意識薄弱、責任心不強等問題，另一方面也能看出數(shù)字化檔案資料易于復制和傳播且不容易被監(jiān)控的缺陷。與傳統(tǒng)紙質(zhì)等其他介質(zhì)的檔案資料一樣，涉密的數(shù)字化檔案資料同樣應(yīng)該被嚴格控制知悉范圍，很多別有用心的人正是利用其形式虛擬化的特點，非但不盡職盡責對數(shù)字化檔案資料進行妥善保管，反而“監(jiān)守自盜”，以為沒有實體檔案的流轉(zhuǎn)，就不會留下“罪證”。同時也提醒檔案部門要建立后臺管理機制，數(shù)字化檔案資料的使用要“有跡可循”，并嚴格控制工作人員相關(guān)權(quán)限，堵住非法復制、傳播的口子。