檔案信息化建設(shè)的特點和正確性
檔案信息化建設(shè)是信息社會建設(shè)的一部分，其建設(shè)的過程和目的雖然與其他信息化建設(shè)有共同之處，但由于檔案的特殊性，就有其自身的特點，主要表現(xiàn)如下：1、檔案信息化是政務(wù)信息化建設(shè)的重要組成部分。
檔案信息化建設(shè)的特點
檔案信息化建設(shè)是信息社會建設(shè)的一部分，其建設(shè)的過程和目的雖然與其他信息化建設(shè)有共同之處，但由于檔案的特殊性，就有其自身的特點，主要表現(xiàn)如下：1、檔案信息化是政務(wù)信息化建設(shè)的重要組成部分。
社會信息化快速發(fā)展對檔案工作影響巨大。信息化導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容分散交叉。必須改變傳統(tǒng)管理方法，一方面由于社會信息量的激增和新型載體的應(yīng)用，不宜用傳統(tǒng)的檔案管理方法來管理；另一方面由于社會對檔案信息的需求不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足這種需要，這就要求采用新技術(shù)，特別是信息技術(shù)改變管理模式和方法，取代傳統(tǒng)的管理手段和方法。
當前，我國已將電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個時期國家信息化的重點，我國電子政務(wù)的進程勢不可擋，依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對公文進行高效有序的電子化處理，是當今電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分。實際應(yīng)用中，各級機關(guān)單位"辦公"的一個重要內(nèi)容就是日常的收文、辦文和發(fā)文，公文的處理是政府機關(guān)處理公務(wù)和行政管理的重要工具。因此人們越來越意識實現(xiàn)公文的自動化處理，提高政府辦公效率和領(lǐng)導(dǎo)決策能力的必要性，并如火如荼的實踐著。但是作為公文處理的另一環(huán)節(jié)--檔案管理，卻面臨著如何與時俱進的問題。其實，文、檔（文書，檔案）有著首尾、因果關(guān)系，并貫穿于政務(wù)機關(guān)工作的始終。因此，檔案信息化建設(shè)必須緊跟電子政務(wù)建設(shè)步伐，檔案部門信息化建設(shè)要納入同級電子政務(wù)體系。抓住各級政府電子政務(wù)建設(shè)給檔案信息化發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)和機遇，使檔案信息化盡快適應(yīng)電子政務(wù)建設(shè)和運行的需要。如何管理和保存電子政務(wù)中產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，如何應(yīng)用電子化的信息為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)服務(wù)，如何滿足公眾需要為政務(wù)信息公開發(fā)掘資源，已成為檔案管理面臨的問題。
2、信息的正確性、可靠性要求高。
檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，在資源建設(shè)過程中，保證信息的正確性、可靠性尤為關(guān)鍵。檔案信息資源包含的內(nèi)容廣泛，信息量巨大，且資源增長速度快，重構(gòu)難度大，如果資源包含的信息正確性、可靠性不高，將使資源的利用困難，終影響信息化建設(shè)的成敗。
3、信息的安全性必須得到保證。
檔案信息化建設(shè)的目的是為社會提供檔案信息服務(wù)，不可避免地借助現(xiàn)有的各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，由于信息具有易傳播、易擴散、易損壞的特點，信息資產(chǎn)比傳統(tǒng)的實物資產(chǎn)更加脆弱，更容易受到損害，這樣勢必威脅檔案信息的安全性。為了保證信息的安全性，必須在信息資源建設(shè)的過程做好檔案信息的鑒定工作，在通過網(wǎng)絡(luò)為社會提供信息服務(wù)的過程中，要采取多方面的安全措施，保證檔案信息的安全。
4、建設(shè)時間周期長，是一項長期的系統(tǒng)工程。
政治傳統(tǒng)延緩了檔案信息化建設(shè)的提出，傳統(tǒng)的社會經(jīng)濟使檔案信息化缺乏應(yīng)有的經(jīng)濟動力，檔案意識的淡薄使檔案信息化缺乏了應(yīng)有的精神動力，盡管當代社會環(huán)境為檔案信息化建設(shè)提供了良好的社會基礎(chǔ)，有著獨到的"天時地利人和"，但檔案信息化建設(shè)與政府其他的信息化建設(shè)比較，存在著明顯的不足與落伍，甚至是滯后，欠帳太多，受財力、技術(shù)力量等因素不同程度的影響，注定檔案信息化建設(shè)時間周期長，必須采取分步實施和邊開發(fā)邊利用原則，將信息化工作穩(wěn)步推進。
5、必須采用成熟、通用的技術(shù)及產(chǎn)品。
在檔案信息化建設(shè)的過程中，將采用多種信息處理技術(shù)和產(chǎn)品，這些技術(shù)和產(chǎn)品必須是成熟的，以保證信息資源建設(shè)和利用的可靠性。另一方面，檔案信息資源的保存利用是長期的、的，這樣必須要求資源建設(shè)的過程采用的技術(shù)必須是通用的、標準的，非通用的、非標準的技術(shù)會導(dǎo)致資源共享困難，甚至在將來無法利用，造成的人力、物力和資源的浪費。
檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面。
1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
主要包括計算機、交換機、路由器、服務(wù)器、存儲器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計算機網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)的計算機網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。計算機網(wǎng)絡(luò)按照網(wǎng)絡(luò)連接的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等三種類型。
2.檔案信息資源建設(shè)
主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有館藏檔案(包括紙質(zhì)檔案、縮微膠片的景像、錄音檔案和錄像檔案等)的數(shù)字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。
3.標準規(guī)范建設(shè)
這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標準、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標準等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標準、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。
4.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。我們將依靠上級檔案行政管理部門的有關(guān)科研院所和技術(shù)力量，選用、適用和可靠的檔案管理軟件。
5.人才隊伍建設(shè)
這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，加強對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。檔案人員要邊學(xué)邊實踐，不斷提案信息化管理水平，正確處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關(guān)系?！奥贰?，是計算機網(wǎng)絡(luò)，“車”是計算機的硬件和軟件，“貨”是檔案數(shù)據(jù)庫，“交通規(guī)則”是標準規(guī)范，“駕駛員”是現(xiàn)代信息技術(shù)人員。有路無車不行；有了路和車，沒有貨不行；路修得再好，車再，沒有的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設(shè)必須以人為本，并堅持把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心要素來抓。
檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用。
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