檔案利用過程中的保密及審批要求
檔案軟件的產(chǎn)生和發(fā)展，不僅使檔案管理更加便捷、效、準確地為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，而且促進了檔案工作從收集、整理、儲存到利用的改革，其利用效率的提給整個檔案行業(yè)帶來了很好的發(fā)展機遇。然而，在實際工作中，我們對檔案軟件的使用存在許多誤解。
檔案利用過程中的保密要求
利用審批
檔案利用應(yīng)經(jīng)過審批，明確利用目的和利用范圍。
審批過程中，應(yīng)根據(jù)檔案的密級和利用目的，確定是否可以提供利用。
利用方式
檔案利用應(yīng)采取安全可靠的方式，如在檔案閱覽室查閱、復(fù)制等。
不得在公共場所或通過互聯(lián)網(wǎng)等不安全的渠道利用檔案。
利用監(jiān)督
檔案管理人員應(yīng)對檔案利用過程進行監(jiān)督，確保檔案利用符合保密要求。
如發(fā)現(xiàn)利用人違反保密規(guī)定，應(yīng)及時制止并報告有關(guān)部門。
檔案軟件的產(chǎn)生和發(fā)展，不僅使檔案管理更加便捷、效、準確地為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，而且促進了檔案工作從收集、整理、儲存到利用的改革，其利用效率的提給整個檔案行業(yè)帶來了很好的發(fā)展機遇。然而，在實際工作中，我們對檔案軟件的使用存在許多誤解。
誤區(qū)：1、只注重管理，不注重軟件開發(fā)利用;2、過度保護，不敢使用;3、文件軟件淘汰得太快，舊軟件還沒有完全掌握，新的文件軟件就登上了前臺;4、檔案人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提。
政策:首先，我們應(yīng)該打破對文件軟件的恐懼。認識到文件軟件是為我們的文件工作服務(wù)的，是我們工作中可以使用的工具。了解文件軟件的質(zhì)量訪問特性、巨大的存儲空間、方便快捷的增刪功能、靈活多樣的訪問方式和手段，重視其廣闊的發(fā)展空間和速度。
其次，明確使用文件軟件的目的。使用文件軟件的目的只有一個，那就是更好地使用文件。要改變落后的使用方式，采取更有效的使用方式，不斷拓展文件服務(wù)領(lǐng)域，為文件事業(yè)更好地為社會和經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)爭取一席之地。
三是養(yǎng)成不斷學(xué)習(xí)的好習(xí)慣，不斷提個人業(yè)務(wù)素質(zhì)，滿足日新月異檔案知識的需要。特別是要認真學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)，讓檔案人員成為電子檔案管理專 家，充分掌握電子檔案的特點和使用規(guī)律，正確管理和操作檔案軟件，規(guī)范檔案軟件的使用。
第四，完善文件軟件的安全檢查系統(tǒng)。文件軟件的存儲和使用有自己的規(guī)律。如果操作不當(dāng)，會損壞文件軟件。但是，只要提前備份和及時檢查檔案，一些誤操作就不會成為重大事故?？梢?，只要有完善的制度保障，檔案人員就可以大膽自信地讓檔案軟件為我們服務(wù)。
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