檔案利用過程中的保密要求
“實(shí)體”不僅包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，還包括電子文件。傳統(tǒng)觀點(diǎn)將是“經(jīng)過整理”作為文件轉(zhuǎn)換為文件的三個(gè)條件之一，這是因?yàn)闊o論是紙質(zhì)文件還是電子文件，只有經(jīng)過整理，才能反映出某一方面的歷史聯(lián)系，只能稱之為未整理之前的文件。
檔案利用過程中的保密要求
利用審批
檔案利用應(yīng)經(jīng)過審批，明確利用目的和利用范圍。
審批過程中，應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和利用目的，確定是否可以提供利用。
利用方式
檔案利用應(yīng)采取安全可靠的方式，如在檔案閱覽室查閱、復(fù)制等。
不得在公共場所或通過互聯(lián)網(wǎng)等不安全的渠道利用檔案。
利用監(jiān)督
檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案利用符合保密要求。
如發(fā)現(xiàn)利用人違反保密規(guī)定，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告有關(guān)部門。
檔案實(shí)體整理
所謂“實(shí)體”不僅包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，還包括電子文件。傳統(tǒng)觀點(diǎn)將是“經(jīng)過整理”作為文件轉(zhuǎn)換為文件的三個(gè)條件之一，這是因?yàn)闊o論是紙質(zhì)文件還是電子文件，只有經(jīng)過整理，才能反映出某一方面的歷史聯(lián)系，只能稱之為未整理之前的文件。“文件集合”，整理后才成為結(jié)構(gòu)化的?！拔募到y(tǒng)”?！凹稀迸c“系統(tǒng)”不同的是，集合只需要存在一定數(shù)量的元素，而系統(tǒng)不僅需要包含元素，還需要按照一定的順序和結(jié)構(gòu)排列元素，才能發(fā)揮整體功能。相應(yīng)地，文件集只強(qiáng)調(diào)文件元素的存在;文件系統(tǒng)不僅包含文件元素的存在，還強(qiáng)調(diào)文件之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系。只有具有一定結(jié)構(gòu)關(guān)系的文件系統(tǒng)(文件)才能真實(shí)反映文件之間的歷史聯(lián)系，具有記錄歷史、再現(xiàn)歷史的社會(huì)功能。文件之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系是文件整理重要的目的之一。
檔案整理的原則和方法已經(jīng)發(fā)展得相當(dāng)成熟。從16世紀(jì)到19世紀(jì)，原因一直占據(jù)主導(dǎo)地位。1841年，法國人提出尊重全宗原則，然后去德國登記室原則，使得源頭原則初步形成。直到《荷蘭手冊》對(duì)源頭原則進(jìn)行了理論論證，確定了源頭原則作為檔案整理的基本原則的地位，并在布魯塞爾大會(huì)上得到了廣泛認(rèn)可。后來，布倫內(nèi)克提出了自由源原則，進(jìn)一步修正了源頭原則，并提倡將源頭與原因合作成一定比例。在蘇聯(lián)和中國的實(shí)踐文件中，.教授馮惠玲提出主.客人的概念。不難發(fā)現(xiàn)，如何更好地保持文件之間的歷史聯(lián)系，一直是檔案整理貫穿始終的主線和目標(biāo)。
文件之間的歷史聯(lián)系，又稱歷史聯(lián)系“內(nèi)在聯(lián)系”或“有機(jī)聯(lián)系”它是文件在生成和處理過程中形成的內(nèi)部關(guān)系，具體表現(xiàn)在來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上，而來源之間的聯(lián)系是一位的。通過上述分析可以看出，源聯(lián)系與歷史聯(lián)系并非等價(jià)，源聯(lián)系只是歷史聯(lián)系的一種表現(xiàn)形式。然而，當(dāng)我們討論文件實(shí)體整理的理論和實(shí)踐時(shí)，我們過于單方面強(qiáng)調(diào)來源聯(lián)系，用來源聯(lián)系掩蓋了更宏觀、更本質(zhì)的歷史聯(lián)系。因此，在檔案整理工作中，不僅要堅(jiān)持歷史原則，還要堅(jiān)持源頭原則。歷史聯(lián)系可以應(yīng)用于檔案實(shí)體整理的不同層次，不僅可以應(yīng)用于檔案館的一層分類——對(duì)全宗進(jìn)行劃分，也可以應(yīng)用于全宗內(nèi)分類、立卷。例如，歷史聯(lián)系中的時(shí)間聯(lián)系不僅可以作為劃分歷史檔案和現(xiàn)行檔案的依據(jù)，也可以根據(jù)形成時(shí)間安排某一類檔案中的文件。此外，來源聯(lián)系不僅可以作為劃分全宗的依據(jù)，還可以指導(dǎo)全宗的檔案按組織分類。
微信號(hào)：WANGYUNHUA
微信公眾號(hào)
微信公眾號(hào)
添加微信
聯(lián)系我們
電話咨詢